Ben jij manager?
En is het jou ook wel helder geworden dat onze gangbare manier van organiseren achterhaald aan het worden is? Dat de wereld te complex is voor predict and control en dat het tijd wordt dat je meer gebruik gaat maken van de expertise van je medewerkers?
Dat het werk zoveel leuker kan worden als de menselijke factor meer ruimte krijgt en dat mensen meer gemotiveerd raken als ze weten voor welk hoger doel ze werken?
Dan lijkt het erop dat je op de weg bent naar meer teal (of cyaan) organiseren. Nou kun je meteen all the way gaan, en daar help ik je graag mee. Maar soms is dat niet zo gemakkelijk. Omdat je hogerop in je organisatie weinig support krijgt bijvoorbeeld.
Dat wil niet zeggen dat je dan maar moet opgeven. Er zijn wel degelijk kleine dingen die je kunt doen, die vaak een grote impact kunnen hebben. Bijvoorbeeld deze zeven. (En ben je nou geen manager, dan kun je hier ook mee aan de slag. En wellicht inspireer je dan je leidinggevende!)
1. Maak je aannames expliciet
Organisaties bestaan niet. Organiserende mensen daarentegen wel. En hoe we organiseren, wordt bepaald door de aannames die we hanteren. Bijvoorbeeld over de rol van de manager, of over wat een goede medewerker is en doet. Of door wie en hoe de beoordeling het beste plaats kan vinden.
Het helpt als die aannames expliciet gemaakt worden. Vaak ben je er jezelf niet van bewust welke aannames je eigenlijk hanteert. Met onze Scan Reinventing Organizations kun je ontdekken wat jouw aannames zijn. En als je dat weet, kun je er ook met elkaar over in gesprek. Misschien ontdek je wel dat je georganiseerd hebt vanuit heel andere aannames dan waar je eigenlijk voor staat.
2. Creëer ruimte voor meer diepgaande verbinding
We hebben in onze organisaties de neiging om vooral zakelijk met elkaar om te gaan. Vaak is er weinig ruimte voor emotie, voor intuïtie en voor het persoonlijke. Het kan veel opleveren als de hele mens aanwezig mag zijn op het werk. De Onderbuik-op-Tafelsessies die ik faciliteer zijn hier op gebaseerd: mensen kunnen betere beslissingen nemen als ook de zaken waar je buikpijn van krijgt maar die je niet met feiten kunt onderbouwen, gehoord mogen worden.
Stimuleer deze heelheid, het aanwezig mogen zijn van de hele mens, door oprecht geïnteresseerd te zijn in de ander, maar ook door wat meer van jezelf te laten zien. Dus niet: “Hoe gaat het met je?” “Goeoed.” maar eens eerlijk vertellen over je zorgen, waar je wakker van ligt of waar je blij over bent.
Een manager van een bank vertelde mij dat ze haar twijfel nooit liet zien op haar werk. Het was haar verantwoordelijkheid om te besluiten over kredietaanvragen en twijfelen paste daar niet bij was haar overtuiging. Tot ze een keer moest kiezen tussen twee events die even belangrijk waren. Ze legde toen haar twijfel aan haar team voor. Het team hielp haar te kiezen wat voor iedereen het beste was. En het team zag dat zij ook niet altijd alles wist. Daarmee werd ze menselijker en gaf ze als het ware haar team ook de ruimte om het niet te weten en om raad te vragen.
Check-in
Een andere manier is om vergaderingen te starten met een check-in. Dat is een mooie manier om te zorgen dat iedereen echt aanwezig is. Er zijn verschillende manieren om check-ins te doen. Een manier die ik graag gebruik is om een aantal vragen neer te leggen (een stapeltje vragen die met elkaar te maken hebben) en dan zelf te beginnen met ze te beantwoorden. Door jouw start met het antwoord zet je de toon voor hoe de anderen het doen. Dus als jij kort en oppervlakkig antwoordt zullen de anderen dat ook doen, als jij diepgaand en persoonlijk antwoordt, is de kans groot dat de anderen dat voorbeeld volgen.
3. Heb het met elkaar over het doel van alles wat je doet
Simon Sinek heeft het over the WHY, Wouter Hart over de bedoeling en Frederic Laloux over het evolutionair doel. Hoe je het ook noemt, het belangrijkste is dat je je bij de dingen die jij, je team of je organisatie doet, afvraagt wat de bedoeling ervan is. Dat helpt om te zorgen dat de dingen die je doet relevant zijn, en daardoor inspirerend.
4. Ga op zoek naar het tegengeluid
Als er ergens over gepraat wordt, gaan we al gauw naar het meerderheidsstandpunt neigen. Mensen die dingen anders zien zijn irritant. Maar het is heel waardevol om dat minderheidsstandpunt wel te horen. Om twee redenen. In de eerste plaats zit er waardevolle informatie in. De mensen die iets anders zien zijn niet perse gek. Denk aan het bekende Apple filmpje: this one is for the mavericks. Dus ga eens op zoek naar de wijsheid van die minderheid. Een andere reden om dat te doen, is dat mensen die niet gehoord worden, gaan saboteren. Mensen hoeven niet perse hun zin te krijgen maar willen wel gehoord worden. In een vorig blog legde ik daar meer over uit.
Maar hoe doe je dat nou, dat zoeken naar het tegengeluid? Simpel:
1. Verzamel alle invalshoeken (dus: vraag wat mensen er van vinden)
2. Kijk wat er nog niet gezegd is (vraag: “Wat is er nog niet gezegd? Welk andere opties zijn er nog meer maar nog niet gehoord?”)
3. Verspreid het alternatief: als er een andere mening/invalshoek genoemd wordt, vraag dan: “Wie herkent dit?” (daarmee maak je de invalshoek van de groep en niet alleen van die ene looney die er mee kwam)
(Dit is een methode uit de Deep Democracy. Ik kan je ook helpen om dit proces te faciliteren.)
5. Maak een stap naar meer zelfsturing
Een belangrijke doorbraak van teal organiseren is dat er meer sprake is van zelfsturing: je laat mensen zelf beslissen over de dingen die ze doen. Daar zijn vergaande methodes voor, zoals Holacracy. Maar als je nog niet zo ver bent, of als dat niet kan in de organisatie waar jij in werkt, kun je al wel een stap zetten. Laat iedereen in je team helder maken waar hij of zij over gaat, verantwoordelijk voor is. En leg die verantwoordelijkheid dan ook echt bij die persoon neer. Met andere woorden: blijf er af. Want in conventionele organisaties zijn we er erg aan gewend, zeker als manager, om ons te bemoeien met het werk van anderen. Gewoon, omdat we het zo lekker vinden om ons er mee te bemoeien. Of omdat we controle willen houden over het resultaat. Maar als je goede mensen voor je hebt werken, met verstand van zaken, dan is dat toch niet nodig? Kijk eens wat er gebeurt als je het niet meer doet. Doe dit wel expliciet en laat je mensen weten dat ze zelf de besluiten mogen nemen.
6. Schaf af wat niet meer nodig is
Dit is misschien wel de leukste! Ga met je team eens brainstormen over welke regeltjes, manieren of procedures er zijn die eigenlijk niet meer nodig zijn of niet meer passen bij de manier waarop jullie willen werken. Heb je die handtekeningen voor het indienen van declaraties écht nog nodig? En dat wekelijkse overleg, is dat echt relevant? Die ene rapportage die niemand eigenlijk echt leest… Schaf vervolgens af wat geen functie meer heeft. Jos de Blok van Buurtzorg zei er het volgende over.
7. Bekijk van elke verandering die je start of het een stap vooruit of een stap achteruit is
Heel belangrijk. Als je iets nieuws gaat implementeren, een procedure of een overleg of wat dan ook, vraag je dan af: brengt dit ons dichter bij ons doel van teal organiseren of er verder vanaf? Vergroten we hiermee het vertrouwen en de autonomie van de mensen of verkleinen we die? Maken we meer gebruik van de expertise van de medewerkers of minder? En elke keer als je tot de conclusie komt dat het een staf er vanaf is, weet je dat je het niet moet doen. En kun je jezelf de vraag stellen waarom je dit proces, deze procedure of dit overleg wilde instellen. Welk probleem wil je er mee op lossen en hoe zou je dat op een andere manier kunnen doen?
8. Experimenteer en heb lol
Nou vooruit, nog een bonus tip. Vergeet niet: je bent bezig het organiseren leuker te maken en je stapt in een wereld waarvoor geen blauwdruk is. Dus: probeer dingen uit, kijk wat het effect is. Verander het weer als het niet het gewenste effect heeft. En bovenal: heb er plezier in!
Ik hoop je met wat inspiratie op pad te sturen. Laat je weten wat je gedaan hebt en wat het effect geweest is?