Je bent met zelforganisatie bezig, maar veel medewerkers/collega’s willen het eigenlijk niet. Er is weerstand om écht eigenaarschap te nemen over het werk, om zelf het werk te coördineren, teamtaken op te pakken en zelfsturend te werken. De voorhoede wil meestal wel, maar als je zelforganisatie breder wil toepassen, stuit je vaak op een gereserveerde houding. De organisatie wordt stroperig en de kwaliteit van het werk zakt. Hoe kun je eigenaarschap versterken en je collega’s enthousiast mee laten doen met zelforganisatie?
Eigenaarschap is de kern van zelforganisatie en een woord dat nogal ‘in’ is. Maar wat betekent het eigenlijk? Letterlijk gaat het over ‘eigendomsrechten’. Als iets van jou is vertoon je eigenaarschap: zorg geven aan en de volledige verantwoordelijkheid nemen voor iets. Het is van jou, je bent er trots op en als er wat nodig is pak je het op. Deze ‘spirit’ verwachten veel managers en bestuurders van hun medewerkers. Eigenaarschap als tegenovergestelde van onverschilligheid of ‘van-negen-tot-vijf-mentaliteit’. Eigenaarschap kun je wel aanbieden, of je medewerkers/collega’s het oppakken weet je niet.
Ken je deze reacties? Waarom zou ik eigenaarschap nemen? What’s in it for me? Waarom moet ik nu zaken zelf doen die eerst door anderen (stafdiensten of teamleider) werden gedaan: zelf sollicitaties doen, zelf capaciteit afstemmen, zelf aandacht voor zieken/ziekmelding e.d. Dat wil ik niet, durf ik niet, kost me teveel tijd wat van mijn eigenlijke werk afgaat…
Eigenaarschap versterken op 3 aspecten
Eigenaarschap is een individuele eigenschap én wordt bepaald door de context van de organisatie. Iemand kan in een bepaalde context (zijn werk) weinig eigenaarschap vertonen, maar in een andere context (vrijwilligerswerk of andere baan) juist weer wel.
Waar CoreChange betrokken is bij begeleiding van organisaties, werken we integraal aan het versterken van eigenaarschap op de volgende 3 aspecten:
- organisatorisch (hoe is het werk geregeld)
- relationeel/cultureel: een werkgemeenschap vormgeven die eigenaarschap versterkt
- individueel: houding en compententies.
Hieronder geef ik er een toelichting op.
Ad 1. Werkafspraken die eigenaarschap versterken
Om eigenaarschap te kunnen nemen over je werk, is het nodig dat het helder is waar je over gaat en wat er van je verwacht wordt. In veel organisaties is dat niet heel helder, waardoor eigenaarschap niet concreet wordt. In organisaties die CoreChange begeleidt, starten we altijd met het verhelderen en vastleggen van de rollen en verantwoordelijkheden (met bijbehorende mandaten).
Uitgangspunt is: waar je verantwoordelijk voor bent (bv werving voor je team, of bepaalde innovatie, of bepaald project), daar ga je ook over. Jij neemt daarover besluiten, waarbij je advies vraagt van andere betrokkenen (teamleden, experts, stakeholders). Jij legt daar rekenschap over af. Er is geen hoger management dat jouw keuzes onverwacht kan doorkruisen of overrulen. Dit vraag om duidelijk vastgelegde manieren van overleg en besluitvorming, die het eigenaarschap kaderen én beschermen. Manieren voor werkoverleg, waarop je hulp kunt vragen aan teamgenoten, bij het uitoefenen van je eigenaarschap. Daarbij is het belangrijk dat je de voortgang van je resultaten regelmatig kunt monitoren met een heldere ‘cockpit’. Zo kun je tijdig bijsturen.
Eigenaarschap vraagt ook om heldere verdeling van de verantwoordelijkheden tussen de uitvoerende teams, collega’s van andere teams, ondersteunende diensten (HR, finance, ict) en (eventueel aanwezig) hoger management. Wie is waarvan en op welke manier wordt afstemming georganiseerd en rekenschap afgelegd . Hiermee maak je een helder, betrouwbaar kader, waardoor het veilig wordt om eigenaarschap te pakken.
Ad 2. Een werkgemeenschap vormgeven die eigenaarschap versterkt
Veel organisaties investeren in cultuurverandering om tot meer eigenaarschap te komen, met vaak wisselend succes. Want als de manager of HR adviseur aan de slag gaat met het stimuleren van eigenaarschap, wordt er al snel eigenaarschap weggenomen!
Wat goed werkt is het creëren van een werkgemeenschap van gelijke, volwassen mensen. Je spreekt af wat je van elkaar mag verwachten, hoe je met elkaar om gaat, hoe je conflicten hanteert met elkaar. Afspraken, die door de collega’s met elkaar zelf worden opgesteld en regelmatig worden bijgesteld in onderling overleg.
Ook bij organisaties die holacratisch zijn georganiseerd, is het een belangrijke aanvulling om de werkgemeenschap van medewerkers bewust vorm te geven.
Dit is een stuk concreter dan cultuurprogramma’s of kernwaarden, en geeft daardoor meer houvast om eigenaarschap te pakken.
Ad 3. Eigenaarschap stimuleren in werkhouding en competentie
Eigenaarschap op individueel niveau gaat over houding en competentie, over persoonlijk leiderschap en pro-activiteit. Op dit vlak kun je collega’s inspireren en stimuleren en mogelijkheden aanbieden om te leren en te ontwikkelen. Of collega’s individueel eigenaarschap oppakken, is per definitie een individuele stap.
Ten eerste: ben je bereid om eigenaarschap te némen? Heb je zin in regelruimte, wordt je blij van de vrijheid van doen, van de spanning die daarbij hoort, van de trots als het lukt en van het zoeken naar oplossingen als iets niet lukt. Sluit dit aan bij jouw drijfveren? En zo niet, heb je zin om hier verder in te ontwikkelen? Dit zijn eerlijke vragen, die open gesteld moeten worden, met ruimte voor ‘nee’. In veel organisaties die over gaan op zelforganisatie gaan er enkele mensen weg, omdat ze dit niet willen.
Ten tweede: kun je eigenaarschap op je nemen, heb je de competenties? Concrete voorbeelden uit de praktijk: kun je eigenaarschap nemen over roostering/planning, kwaliteit, budgeting en control? Heb je voldoende overzicht, ben je in staat om je werk te organiseren? Deze nieuwe competenties moeten wellicht geleerd en getraind worden. Een belangrijke vraag hierbij is: wat heb je nodig? De organisatie kan hierbij vraaggericht coaching, ondersteuning en leermogelijkheden aanbieden.
Samenvattend: hoe zorg je dat collega’s enthousiast zelforganiserend aan de slag gaan?
Zelforganisatie gaat pas leven als collega’s eigenaarschap gaan nemen in hun werk; als ze hun taken en (team)rollen enthousiast oppakken en zin krijgen om meer invloed uit te oefenen en verantwoording te dragen. Een organisatie kan eigenaarschap niet ‘uitrollen’ of afdwingen. Door duidelijke rollen en verantwoordelijkheden af te spreken en door heldere afspraken over hoe je als collega’s met elkaar omgaat, creëer je een veilige en transparante setting, waarin eigenaarschap uitgenodigd wordt en gemakkelijker tot bloei komt.
Nieuwsgierig geworden naar onze aanpak? Neem gerust contact met ons op.