Kaders maken zelforganisatie makkelijker

Kaders helpen om zelforganisatie makkelijker te maken.

Je wilt meer eigenaarschap geven aan je medewerkers. Zorgen dat ze meer regelruimte hebben. Dus je geeft ze meer vrijheid, meer zelforganisatie.

Hoe kun je daarbij zorgen dat de teams voldoende houvast krijgen? Eén manier is om kaders  mee te geven. In dit artikel lees je hoe je dit doet. Met passende kaders of speelregels geef je de teams de speelruimte, om zelf lekker aan de slag te gaan met zelforganisatie.

Wat hebben het verkeer en voetbal met elkaar gemeen?

Beide hebben vaart, gaan gepaard met flinke emoties en iedereen heeft er een mening over. En beide hebben heldere kaders en spelregels, waarbinnen je alle vrijheid hebt om te handelen. Binnen die regels is er oneindig veel mogelijk om je doelen te behalen, in samenspel met anderen. Je moet de regels leren. Waar je je niet houdt aan de regels, heeft dat consequenties. Je bent verantwoordelijk voor het goed invullen van je rollen.

Bij zelforganisatie is het niet anders

Duidelijke spelregels en kaders bieden richting. Kaders  geven de veiligheid om zelf je vrijheid te pakken. Het zorgt ervoor dat je in goed samenspel komt met anderen. Het gaat over begrenzing en afkadering. Bijvoorbeeld of je als team  zelf extra formatie mag inhuren. Of over een minimum grens aan de resultaten. Denk aan de minimale bereikbaarheid voor de klant. De kunst is hoe je met kaders een positieve, stimulerende invulling geeft om de zelforganisatie te stimuleren.

Minder management betekent meer kaders

Situatie 1. Zelfstandige teams met middenkader

De meeste organisaties kennen allerlei regels en kaders op het gebied van mandaten, administratieve processen.  In traditionele organisaties is de midden-manager (het ‘’ middenkader’’) de bewaker van de doelen in de organisatie. Daarbij vertegenwoordigt zij de spelregels en manier van doen in de organisatie. Bij twijfel vraag je de teamleider wat ze ervan denkt. Over de invulling van thuiswerken bijvoorbeeld.  Of over het aanschaffen van middelen. Dat geeft bepaalde veiligheid en duidelijkheid. Dat is voor veel medewerkers belangrijk.

Situatie 2. Zelforganiserende teams

In de omslag naar zelforganisatie wordt het middenmanagement vaak weggehaald. Er komt meer sturing op afstand. Dán wordt het belangrijk om met behulp van heldere kaders en spelregels de speelruimte van de teams aan te geven. Kaders worden eigenlijk belangrijker! Vaak wordt gedacht dat zelforganisatie gaat om vrijheid geven, maar het gaat om vrijheid-binnen-kaders. Dit vraagt om betere kaders en regels.

Het gaat vaak om een vertaalslag van regels naar principes. We hoeven bijvoorbeeld niet precies te bepalen hoe de kwaliteit van de dienstverlening moet zijn. Wel zijn principes en procesafspraken daaromheen belangrijk. Bijvoorbeeld hoe het team de kwaliteit van hun dienstverlening bewaakt, hoe het basisniveau wordt gehandhaafd en wie actie onderneemt als de kwaliteit van het team afneemt.

Welke kaders zijn nodig bij zelforganisatie?

Bij vrijwel alle organisaties komen we de volgende kaders tegen:

1. Wet en regelgeving (privacy, CAO, veiligheid, branche specifiek) aangaande het primaire proces.
2. Ondergrens op performance (productiviteit, omzet, klanttevredenheid, enz.)
3. Kwaliteit van dienstverlening (bezetting, bereikbaarheid, huisstijl)
4. Financiële regels: rondom uitgaven en resultaten (budgetten, mandaten, verantwoording)
5. Regels aangaande verlof, ziekte, opleiding e.d.

Zo maak je de kaders voor zelforganisatie concreet

Waar wij helpen om het speelveld van zelforganisatie in te richten, vertalen we de kaders of spelregels naar de volgende zaken:

1. Purpose van het team
2. Rollen en verantwoordelijkheden (inclusief bevoegdheden) in het team
3. Mandaten en beslisdomeinen
4. Teamperformance afspreken, bijvoorbeeld in KPI’s en/of teamplan
5. Vastleggen van de wijze van overleg, raadpleging en besluitvorming
6. Werkwijze bij conflict
7. Spelregels voor het wijzigen van de spelregels (hoe gaat dat, wie gaat daarover)

Deze spelregels helpen de teams om hun eigenaarschap te pakken. Daarnaast geven ze het management duidelijkheid over hun rol.

Zelforganisatie: minder regels, wel meer zinvolle regels

Tot slot nog een paar tips:

1. Beperk bij de start de kaders tot de meest noodzakelijke
2. Tijdens het traject kunnen kaders en spelregels worden toegevoegd, vanuit behoefte van het team of het management.
3. Maak de regels goed vindbaar voor alle medewerkers
4. Om te zorgen dat het team zelf kan sturen, zorg je voor monitoring.
5. Zorg voor heldere afspraken over verantwoording afleggen en de rol van het management daarbij.