Transparantie is een essentieel ingrediënt als je met zelforganisatie aan de slag gaat in jouw organisatie.
Daarbij gaat het om transparantie in al zijn facetten:
- Transparantie over de resultaten van de organisatie
- Transparantie over het functioneren van jezelf en je collega’s
- Transparantie over de declaraties
- Transparantie over de salarissen
- Transparantie over waar jij je tijd aan besteedt: wat zijn je prioriteiten
Zonder transparantie is succesvolle zelforganisatie niet mogelijk. Dat klinkt logisch en toch is het een heel groot verschil met hiërarchische organisaties.
Want…
Weet jij precies wat de resultaten van je organisatie zijn?
Weet jij hoeveel je collega’s verdienen?
In hoeverre zij hun resultaten bereikt hebben?
Hoeveel zij declareren?
En hebben jullie het daar met elkaar over? (Behalve dan bij de koffieautomaat) Wat dan betekent dat zij hetzelfde van jou weten en daar ook wat van mogen vinden?
En wat doet het met je eigenaarschap en gevoel van verantwoordelijkheid als alles transparant is?
Eelco Bilstra van Finext en wens.finance en Mattijs Schrijver van driezestig hanteren het volgende schema:
Het geeft perfect weer hoe transparantie noodzakelijk is bij zelforganisatie: bij zelforganisatie hoort vertrouwen, vrijheid en verantwoordelijkheid, maar die cirkel is alleen rond als je van de organisatie en elkaar weet hoe je ervoor staat.
Meer lezen over vertrouwen? Kijk hier.
Transparantie over de resultaten van de organisatie
Bij DearNova, een IT bedrijf, hadden ze vroeger kwartaaldagen. Op die kwartaaldagen liet de eigenaar de kwartaalcijfers zien. Sinds DearNova zelforganiserend is, hoeft dat niet meer.
Want alle medewerkers hebben op elk moment toegang tot de cijfers van de onderneming. En de cijfers worden ook in elk overleg besproken. Daardoor voelt iedereen zich verantwoordelijk én kan iedereen continu komen met voorstellen om de cijfers te verbeteren.
Leuk detail: daarmee zijn de kwartaaldagen ook veranderd in kwartaalmiddagen. Want het was toch zonde om iedereen een hele dag uit het betaalde werk te halen als dat niet meer nodig was – vonden de medewerkers zelf.
Dashboard aan de muur
Bij KeyToe zijn zelfs de bankpassen en de pincodes voor iedereen toegankelijk. Niets is geheim, als je het wilt weten vraag je het gewoon. En aan de muur hangt een scherm waarop real time het saldo van de bankrekening wordt weergegeven.
Niet rijden zonder dashboard
Transparantie over de resultaten is een absolute noodzaak als je zelforganiserend wilt zijn.
Ik vergelijk het wel met autorijden: als je geen dashboard hebt, kun je niet meten of je de goede kant op rijdt, of je nog voldoende brandstof hebt en of de motor niet oververhit raakt.
Ook met zelforganisatie heb je als medewerkers deze informatie nodig. Niet één keer per kwartaal maar continu.
Zolang je nog een hiërarchische organisatie hebt, kun je het in de gaten houden van het dashboard nog overlaten aan het management en aan de afdeling financiën. Zoals je als kind op de achterbank vertrouwt op je vader aan het stuur en de meneer van de garage om te zorgen dat de auto blijft rijden.
Maar als je zelf achter het stuur kruipt moet je de informatie kennen en gebruiken.
Transparantie over het functioneren van jezelf en je collega’s
In veel hiërarchische organisaties is hoe je functioneert met name onderwerp van gesprek tussen jou en je manager. En natuurlijk tussen je collega’s, bij het koffieapparaat, als jij er niet bij bent.
Bij zelforganisatie niet meer.
Je krijgt continu feedback van elkaar over hoe je je werk doet. Simpelweg omdat je elkaar nodig hebt om het werk gedaan te krijgen. En er is niet meer iemand anders (een leidinggevende) die je de kooltjes uit het vuur kunt laten halen. En omdat je met elkaar aan de lat staat voor het resultaat. Ook hier geldt: dat kan alleen als je transparantie hebt over de bijdrage die iedereen levert.
Dat betekent ook dat het helder moet zijn hoe je functioneert.
Enerzijds weet je dat natuurlijk wel van elkaar, omdat je met elkaar samenwerkt.
Anderzijds kan het nuttig zijn om hier formelere momenten voor in te richten.
Met elkaar bespreken welke resultaten je op gaat leveren en of dat gelukt is.
Productiecijfers met elkaar delen en bespreken.
Bij een klant van ons heeft iemand uit het team de rol Monitor Productie. Eén van zijn verantwoordelijkheden is zorgdragen voor initiatieven om de productie te verhogen. Bijvoorbeeld door slimmer te werken. Of door te kijken wat de mensen met de laagste productie nodig hebben om sneller te worden. Maar om dat te kunnen doen is transparantie nodig over die productie.
Dit kan soms tot spannende situaties leiden.
Bij DearNova was een collega waar men niet tevreden over was. Het team ging met hem het gesprek aan. Maakte afspraken over wat er van hem verwacht werd. En ging uiteindelijk met deze collega het gesprek aan over het beëindigen van zijn dienstverband. Niet omdat ze dat leuk vonden, maar omdat het nodig was om de organisatie goed te laten functioneren.
Meer lezen over beoordelen? Kijk hier.
Transparantie over de declaraties
Eelco Bilstra en Mattijs Schrijver vertelden over driezestig.
Dat is de financiële backoffice van zelfsturende organisatie Finext. Als je bij Finext werkt, lever je je declaraties bij driezestig in. Die worden zonder enige check uitbetaald. Het principe is namelijk dat je zelf wel weet wat redelijk en volgens de regels is, en wat niet.
Tegelijkertijd weet je ook dat iedereen in de organisatie kan zien wie wat declareert. Daarmee wordt de norm voor declareren een open proces, waar je met elkaar over nadenkt en over praat.
Niet meer nadenken
Dat is het nadeel van vooraf opgestelde regels: je hoeft niet meer na te denken. Vaak zoeken medewerkers dan de randen van die regels op. Bij diverse hiërarchische organisaties waar ik gewerkt heb, gebeurde dat. Mensen declareerden het maximale wat ze mochten declareren, ook al was het eigenlijk niet nodig. Een kop koffie tijdens een ritje van 10 minuten met de trein. Omdat het mocht.
Op het moment dat je zelf beslist wat je declareert, en weet dat je collega’s dat kunnen zien, gebeurt er iets anders. Je kunt met elkaar bepalen wat wel en wat niet redelijk is. En je denkt zelf na over wat je declareert, zeker omdat je je verantwoordelijk voelt voor de resultaten van je organisatie.
Transparantie over de salarissen
In een ultieme zelfsturende organisatie bepaal je ook de salarissen met elkaar. Financieel adviesbureau Viisi doet dat, en ook bij DearNova hebben ze daar een manier voor gevonden. Voorwaarde hiervoor is in beide gevallen: transparantie over wat iedereen verdient. Dat is spannend. En het levert ook heel veel op.
Marc-Peter Pijpers van Viisi over het proces bij hen: eerst werden alle salarissen transparant. Daarna volgde een gesprek in de organisatie: hoeveel vind je dat jij zou moeten verdienen? Hoeveel vind je dat je collega’s zouden moeten verdienen?
Natuurlijk kwam daarin ook aan de orde waarom sommige mensen zoveel verdienden (vanwege een schaarse expertise bijvoorbeeld). Of dat het wel raar was dat een bepaalde collega zo weinig verdiende (zij verdient nu meer).
DearNova is in 2017 gaan experimenteren met het zelf bepalen van je salaris.
Bij Viisi is een salarismodel ontwikkeld, waardoor je salaris als het ware vast ligt op een bepaalde curve.
Bij DearNova daarentegen mocht iedereen zelf een salarisvoorstel doen. Die voorstellen waren ook transparant. Iedereen kreeg feedback op zijn voorstel. Daarmee voorkom je dat mensen zichzelf overschatten. Of dat bescheiden mensen zichzelf te kort doen.
En bij KeyToe gaan ze nog een stapje verder: daar is een app ontwikkeld waarbij collega’s elkaar ranken. Die ranking heeft invloed op de hoogte van je salaris voor de komende maand.
Transparantie, essentiële factor voor zelforganisatie
Het mag helder zijn: zonder transparantie kan zelforganisatie niet werken.
Je kunt niet sturen als je niet weet hoe je er voor staat.
Je kunt niet samenwerken zonder baas als je niet met elkaar praat over hoe je functioneert.
En als je niet van elkaar weet hoeveel geld je krijgt voor wat je doet.
Maar ook een hiërarchische organisatie kan een stuk opknappen van transparantie. Je zou de transparantie over de organisatie cijfers op dezelfde manier kunnen inrichten als in een zelfsturende organisatie.
Om dat effect te laten hebben, is het wel voorwaarde dat medewerkers invloed hebben op die cijfers. Met andere woorden: dat ze met acties kunnen komen om die cijfers te verbeteren. En daar mankeert het in hiërarchische organisaties nog wel eens aan.
Want heb je ook de bevoegdheid om te besluiten tot actie over te gaan?