Gefrustreerd over de wijze waarop jouw organisatie functioneert? Ik geef je 6 manieren waarop integrale zelfsturing je kan helpen om je organisatie meer effectief en succesvol kan maken!
Ken je dat? ’s Avonds thuiskomen en gefrustreerd zijn over je werk?
- Na lang vergaderen is er eindelijk een besluit genomen, maar in de volgende vergadering begint de discussie gewoon weer opnieuw
- Je wilt ergens actie op ondernemen maar steeds zijn er weer collega’s die vinden dat zij ook moeten meepraten
- Eigenlijk is helemaal niet helder waar de prioriteiten in jullie organisatie liggen. Die lijken per dag te verschuiven
- Je medewerkers lijken helemaal geen eigenaarschap te vertonen en komen altijd aan jou vragen hoe het moet
- Er is onenigheid in het team en niemand weet goed wat er nu moet gebeuren…
- Je verwacht dat je collega iets oplevert maar op de dag dat je het nodig hebt blijkt hij het toch niet klaar te hebben – en jij zit met de gebakken peren!
Integrale zelfsturing is dé manier om dit soort problemen te tackelen. Het is een praktische, maar transformerende manier om je organisatie succesvol te maken!
1. Integrale zelfsturing maakt je organisatie resultaatgericht
Stel je voor dat je heel helder hebt waarvoor jouw organisatie, of jouw team, dient. Wat is de bijdrage die jouw organisatie of team wil leveren? Wat is de purpose, de bedoeling? En stel je dan voor dat je alles wat er gedaan wordt, hier een afgeleide van laat zijn. Dat is wat je doet met integrale zelfsturing.
Een rol wordt alleen ingesteld als heel helder is wat de bijdrage van die rol is aan het doel van de organisatie. Iedere medewerker heeft één of meerdere rollen. En die rollen, de purpose van die rollen en de verantwoordelijkheden die bij die rollen horen (zie xxx), bepalen waar iemand zijn tijd aan besteedt. De gesprekken in de overleggen gaan ook over de resultaten van die rollen. En als mensen elkaar vragen om iets te doen, is de eerste afweging: “Draagt dit bij aan de purpose van mijn rol en/of van de organisatie?” Daarmee is de hele focus van het organiseren gericht op resultaat.
2. De prioriteiten zijn helder
De purpose, de resultaten die behaald moeten worden zijn duidelijk. Maar dan begint het spel natuurlijk pas. Er is altijd meer te doen dan dat er tijd zijn. In een organisatie die werkt vanuit integrale zelfsturing wordt expliciet gesproken over de prioriteiten. Op het moment dat er meer werk dan tijd is, wordt in het team besproken wat de prioriteiten moeten zijn. Die keuze is natuurlijk afhankelijk van wat het doel is van de organisatie. Maar het grootste verschil met een traditionele organisatie is dat er expliciet over gesproken wordt wat belangrijker is: A of B? Daardoor stroomlijnt iedereen de keuze van waar hij zijn tijd aan besteedt. Daarmee vergroot je de slagkracht en wordt je organisatie meer succesvol.
3. Meer eigenaarschap
Meer eigenaarschap, dat is natuurlijk de belofte van ieder persoonlijk leiderschapstraject, van ieder cultuurtraject. Meestal valt het in de praktijk toch tegen. Succesvol meer eigenaarschap creëer je vooral door mensen meer verantwoordelijkheid én meer autonomie te geven. En door je organisatie zo in te richten dat heel helder is wie waarvoor verantwoordelijk is.
Integrale zelfsturing doet precies dat. Door te werken met rollen en verantwoordelijkheden weet iedereen precies waar zij verantwoordelijk voor is. En dat zij de autonomie heeft om te doen wat nodig is om deze verantwoordelijkheid te realiseren. Als je weet waar je voor aan de lat staat, voel je meer ruimte om die verantwoordelijkheid en dat eigenaarschap te pakken. Als je in een organisatie werkt waarin dat niet helder is, waar je besluiten overruled kunnen worden, bedenk je je wel twee keer voordat je je nek uitsteekt.
Van de week stond een interview in het Financieele Dagblad met het Amsterdam Sinfonietta, een strijkorkest dat al 15 jaar zelfsturend werkt. Belangrijkste effect: ‘Inspraak leidt tot meer betrokkenheid en actievere deelname. Je kan niet achterover leunen en iemand anders het werk laten doen.’
4. Heldere rollen en bevoegdheden maken duidelijk waar je van bent
Ik noemde ze al bij 3: heldere rollen en bevoegdheden zijn de sleutel tot succesvol organiseren. In veel hiërarchische organisaties is niet echt helder wie waar over gaat. Met als gevolg: er worden besluiten genomen (hoe, dat is ook nog een verhaal apart) maar die besluiten kunnen meteen weer ter discussie gesteld worden omdat niet helder is wie de autoriteit heeft om het besluit te nemen. Ik heb in organisaties gewerkt waar je gewoon kon gaan shoppen als je toestemming voor iets wilde. Net zo lang aan iemand anders vragen tot je iemand vond die zei dat hij er over ging en dat het van hem mocht.
In een organisatie die met behulp van integrale zelfsturing is ingericht, ligt expliciet vast welke rol welke verantwoordelijkheden én de bijbehorende autonomie heeft. Degene die die rol heeft, heeft de autoriteit om de beslissing te nemen. Eenduidige duidelijkheid is essentieel voor succesvol organiseren!
Heldere rollen en bevoegdheden definiëren maakt dus een einde aan shoppen voor toestemming. Het maakt een einde aan het opnieuw ter discussie stellen van besluiten.
Een goed gedefinieerde verantwoordelijkheid is een oneindige activiteit én bevat altijd een werkwoord. En daarmee is ook heel helder wáár je precies over gaat. Check de functieprofielen van jouw organisatie (of jouw baan!) maar eens. Hoe helder weet je nu waar je van bent? En dat niet iemand anders daar van is?
Bij rollen en verantwoordelijkheden ziet het er bijvoorbeeld als volgt uit:
Rol: Nieuwsbriefmanager
Doel: Inspireren van (potentiële) klanten op regelmatige basis
Verantwoordelijkheden
- Verzorgen van blogs over kernthema’s organisatie
- Creëren van bijbehorende plaatjes
- Verzamelen interessante content van derden voor nieuwsbrief
- Schrijven nieuwsbrief
- Opnemen in nieuwsbrief van komende activiteiten
- Verzenden nieuwsbrief
- Reageren op reacties op de nieuwsbrief en de blogs
Hier ben je van. Hoe je dat doet, is je eigen verantwoordelijkheid. Maar jij beslist over dat plaatje, je hoeft daar niemand anders voor te vragen. Of je die blogs zelf schrijft, kun je ook zelf beslissen. Je kunt er ook voor kiezen om mensen uit je organisatie te vragen om een blog aan te leveren.
Overigens hebben mensen meerdere rollen in een organisatie. Met alleen het schrijven van een nieuwsbrief vul je natuurlijk je dagen niet. Je kunt met gemak 10 of meer rollen hebben, waarvan sommige heel veel tijd kosten en andere maar een beetje, of alleen in sommige periodes.
5. Het is duidelijk hoe we besluiten nemen
Eén van de zaken waarmee je je organisatie heel snel meer succesvol kan maken, is door de besluitvorming helderder te maken. Kun jij vertellen hoe bij jullie besluiten worden genomen? Ik vraag dat vaak. Het antwoord is meestal iets als: “We praten er een tijd over en dan tekent zich meestal wel consensus af. Dat is dan het besluit. Maar als we er niet uitkomen neemt de manager de beslissing.” Best vaag dus. Wanneer is consensus consensus? Is dat als de helft plus 1 het er mee eens is? Of als je het gevoel hebt dat niemand echt tegen is? En wat doe je dan met die ene persoon die altijd nogal stil is en zich niet echt uitspreekt? En wanneer is dan het moment gekomen dat de manager het mag beslissen? Waar komt haar autoriteit om te beslissen dan vandaan?
Je kunt echt zoveel winst boeken in je organisatie als je hier helder over bent. Bij integrale zelfsturing is dit heel helder: het besluitvormingsproces ziet er als volgt uit:
- Kom met een voorstel
- De anderen stellen informatieve vragen (dus om het voorstel beter te begrijpen, geen verkapte meningen!)
- De anderen geven hun mening
- Er is ruimte om met bezwaren te komen
- De bezwaren worden geïntegreerd in een aanpassing van het oorspronkelijke voorstel (dus het voorstel gaat niet van tafel maar wordt aangepast)
Je maakt gebruik van consent: het gaat er niet om dat je het er mee eens bent, maar dat je geen bezwaar hebt. Dat is echt een wereld van verschil. Ik kan meer zin hebben om Indiaas te gaan eten, maar ik heb er ook geen bezwaar tegen om naar de Thai te gaan. Ik heb er wel bezwaar tegen om naar een Argentijns steakhouse te gaan, want ik ben vegetariër en daar kan ik echt niet fatsoenlijk eten. De range aan mogelijke opties wordt veel groter als we praten over “geen bezwaar” in plaats van over “mee eens”.
6. Conflicten worden constructief opgelost
In veel organisaties gaat het er bij conflicten om dat je je gelijk haalt, dat je sterker bent dan de ander en daarmee “wint”. Bij integrale zelfsturing wordt gebruik gemaakt van Geintegreerde Besluitvorming, oftewel Integrated Decision Making (IDM). Als ik bezwaar heb tegen iets wat een andere rol doet, is de vraag: hoe kan dat wat er gebeurt aangepast worden, zodanig dat mijn bezwaar opgelost wordt? Je gaat dus op zoek naar een oplossing die recht doet aan beide posities: die van degene die iets doet, of voorstelt, en de positie van degene die daar een bezwaar bij heeft. Hiermee kom je in een heel ander spel terecht waarbij het gaat om win-win in plaats van win-verlies of zelfs verlies-verlies.
Integrale zelfsturing maakt je organisatie succesvol!
Wil je je organisatie echt succesvol maken? Met integrale zelfsturing pak je zes van de meest voorkomende en meest frustrerende problemen van “gewoon” organiseren aan. Het is één van de effectiefste manieren om meer resultaatgerichtheid te creëren. Om te zorgen dat mensen de ruimte ervaren om te doen wat ze te doen hebben, met meer resultaatgerichtheid tot gevolg. Het wordt opeens echt helder hoe de besluiten genomen worden en het biedt een constructieve manier om conflicten op te lossen.