Zelfsturing, de nieuwe manier van organiseren

Organisaties die klaar zijn voor de toekomst kenmerken zich vaak door 3 elementen: ze hebben een evolutionair doel, er wordt serieus werk gemaakt van heelheid op de werkplek en ze hebben een vorm van zelfsturing. In de zomerweken onderzoek ik deze drie aspecten nader met vooral ook de focus op wat je zélf kan doen om hier mee aan de slag te gaan. De vorige twee artikelen gingen over een evolutionair doel voor je organisatie en over heelheid. Deze keer komt zelfsturing aan de beurt.

In november start de Leergang Integrale Zelfsturing. In deze Leergang ga je een jaar aan de slag met een project rondom zelfsturing in je eigen organisatie. Tot 1 september profiteer je van een leuke zomerkorting!

Wat is zelfsturing nou precies? En zelforganisatie?

Zelfsturing is: het zo laag mogelijk in de organisatie leggen van verantwoordelijkheden en bevoegdheden.

In de traditionele organisatie zijn er mensen in de organisatie die verantwoordelijk zijn voor zaken, maar die ze niet zelf uitvoeren. Daar “hebben ze hun mensen voor”. In een zelfsturende organisatie werkt dat niet zo. Degene die het werk doet, heeft de bevoegdheid om de beslissingen te nemen over wat er moet gebeuren. Hier kunnen wel beperkingen op zitten, bijvoorbeeld om consistent gedrag naar klanten te laten zien. Of om te zorgen dat iemand niet veel te veel geld uitgeeft. Maar deze beperkingen zijn zo minimaal mogelijk. Bij GoreTex hanteren ze bijvoorbeeld het “waterlijn principe”: als een besluit zoveel impact kan hebben dat het “de boot kan laten zinken”, dan moet dat in overleg met relevante anderen in de organisatie.

En bij de gemeente Hollands Kroon moet je je bijvoorbeeld altijd houden aan de huisstijl.

In een organisatie die werkt vanuit zelfsturing is de visie, of purpose, altijd leidend. Deze purpose geeft aan waar de organisatie heen gaat en geeft daarmee ook de speelruimte voor de besluitvorming.

Een ander aspect is dat er altijd helderheid is over de resultaten die bij je rol horen. Er vindt een verschuiving plaats van inspanningsverplichting naar resultaatverplichting.

Zelforganisatie

Misschien heb je ook wel eens het woord zelforganisatie langs horen komen. Zelf heb ik ook een tijd de term zelforganisatie gebruikt in plaats van zelfsturing. Er zijn geen eenduidige definities die vastleggen wat nou het één is en wat nou het ander. Het belangrijkste verschil is dat het één zou gaan om jezelf mogen organiseren binnen je team, en het andere om het beslissen over de hele bedrijfsvoering. Zeg maar dat je in het eerste geval wel zelf als team je rooster mag bepalen, maar niet je salaris of het aannamebeleid. Of dat je niet zomaar nieuwe producten mag gaan verkopen. In de ene organisatie noemen ze dat zelfsturing en in de andere juist zelforganisatie. Uiteindelijk maakt het niet zoveel uit. Het belangrijkste is dat je bij elkaar checkt wat je bedoelt met het woord dat je gebruikt.

Zelfsturing voor een wendbare organisatie

Op dit moment hoor je overal over zelfsturing. Zoveel, dat het gezien wordt als hype. Toch is dat niet het geval.

De traditionele hiërarchie zoals we die kennen, is ooit ontstaan toen de mechanisatie in fabrieken geïntroduceerd werd. Werk werd opgeknipt in losse taken en er werden grotendeels ongeletterde mensen van het platteland gehaald die alleen dat ene taakje moesten doen. Er was geen of weinig sprake van vakkennis. In deze situatie was het best logisch dat er strakke aansturing was. Het denken werd gescheiden van het doen. Niet voor niets wordt aan Henry Ford de quote toegeschreven: “Why is it everytime I ask for a pair of hands, they come with a brain attached”.

Dit werkte prima toen alles nog traag ging en er in grote mate sprake was van predict and control.

Maar in de 21e eeuw is er nog maar weinig werk waar geen hersenen voor nodig zijn. Dat werk is al grotendeels overgenomen door robots. De werknemers van de 21e eeuw zijn mensen met vakkennis. Nu is het niet meer dan logisch dat deze mensen ook de beslissingen nemen over het werk dat ze doen. Vaak zijn de mensen die het werk doen beter op de hoogte en kunnen ze beter inschatten wat er nodig is dan de managers hoger in de hiërarchie. Zelfsturing is dus het beter gebruik maken van de potentie van de medewerkers, en zorgen dat de organisatie wendbaarder wordt.

“Business is now so complex and difficult, the survival of firms so hazardous and fraught with danger, that continued existence depends upon the day-to-day mobilization of every ounce of intelligence. – Konosuke Matsushita, oprichter Panasonic”

Aspecten van zelfsturing

Hoe ziet zelfsturing er dan in de praktijk uit? Er zijn vele vormen van zelfsturing te vinden. Sociocratie, holacracy, maar ook zelf ontwikkelde vormen, zoals bij Buurtzorg of gemeente Hollands Kroon. Maar er is wel een aantal aspecten dat altijd terug te vinden is.

Naast een heldere visie/purpose en resultaatafspraken zijn dat:

1. De verantwoordelijkheden liggen zo laag mogelijk
   Geen coordinatoren, senioren en dergelijke, wie “het doet” gaat er ook over
2. Heldere rollen en bevoegdheden
   Iedereen weet waar hij van is en mag daar ook over beslissen
3. Regels verminderen
   Veel regels zijn voortgekomen om dingen dicht te timmeren, maar kunnen prima afgeschaft worden. Zie bijvoorbeeld dit interview met Hollands Kroon of dit blog.
4. Frisse vergader- en besliscultuur
   Als je weet wie waar over gaat, valt er veel kordater te vergaderen. Met name de vergadertechnieken van holacracy maken dat er praktisch en fris vergaderd kan worden. Je leert er meer over in de Leergang Integrale Zelfsturing.
5. Informatie open en gedeeld
   Je kunt natuurlijk alleen beslissingen nemen als je beschikt over de benodigde informatie. Daarom is informatie over verkoop, omzet, declarabiliteit en dergelijke in zelfsturende organisaties voor iedereen beschikbaar.
6. Beoordelen en belonen in het team
   Als team ben je van elkaar afhankelijk voor het behalen van het resultaat. En als team heb je het meeste zicht op wat iedereen bijdraagt aan dat resultaat. Beoordelen, feedback geven, gebeurt daarom in een volwassen zelfsturende organisatie in het team, met input van klanten. Ook belonen kan in het team gebeuren. Dit is wel vaak een stap die pas later genomen wordt. Bij Hollands Kroon doen ze het zo.

Zelf aan de slag

Wil je ook aan de slag met zelfsturing? Of misschien alvast een klein beetje hiermee experimenteren? In november start onze Leergang Integrale Zelfsturing. Je gaat aan de slag met een project uit je eigen organisatie en krijgt in de Leergang de support om dit tot een succes te maken.

Tot die tijd kun je experimenteren met:

• Het afschaffen van regels: Leuk om met collega’s over te sparren: welke regels zijn eigenlijk overbodig? En waarom zijn die er dan eigenlijk nog?
• Helderheid creëren over je verantwoordelijkheden: waar gá jij nou eigenlijk over? En waar niet? Speel dit spel eens met je collega’s, je zult zien hoe ongewoon het eigenlijk is om hier helder over te zijn.

Meer lezen over zelfsturing?

Ik schreef diverse artikelen over zelfsturing:

• Regels afschaffen, eerste stap op weg naar zelfsturing!
• Geen zelfsturing zonder heldere waarden
• Holacracy sucks? Holacracy rocks!
• Werk jij in een Hoe- of in een Waarom-organisatie?
• Over op zelfsturing? Tijd voor nieuwe gedrag
• De 9 succesfactoren bij het realiseren van zelfsturing (een gastblog van Toon Franken)

Verder vind je veel voorbeelden van onder andere Buurtzorg, Bakker van Maanen en Hollands Kroon op mijn YouTube kanaal.

Mijn favoriete boeken over dit onderwerp zijn:

Freedom, Inc door Carney & Getz

Holacracy door Brian Robertson

Pole Position, Zelf aan het stuur in Hollands Kroon door Cremers, van der Horst en van Twuijver

En op 3 oktober vindt onze Masterclass Integrale Zelfsturing plaats, een middag waarin je meer kunt leren over zelfsturing. Gratis als je besluit om mee te doen aan de Leergang Integrale Zelfsturing!