Als je zelforganiserend werkt, is het extra belangrijk dat je aandacht besteed aan het onderhouden van de werkwijze.
Van jongs af aan wordt ons aangeleerd dat je niet zomaar mag doen wat je wilt, dat je je juf of meester om toestemming moet vragen. In een zelforganiserend bedrijf wordt er juist van je verwacht dat je eigenaarschap neemt over je rollen en dat je actief met voorstellen komt om de organisatie te verbeteren. Niet echt hoe de doorsnee managementhiërarchie werkt en hoe we geprogrammeerd zijn.
Daarom is het belangrijk om een aantal zaken in te regelen om de zelforganisatie op lange termijn gezond te houden:
1. Zorg voor goede on-boarding van je nieuwe collega’s
2. Laat alle collega’s regelmatig hun kennis opfrissen
3. Leer teams (of cirkels) hoe ze hun rollen kunnen doorontwikkelen naar een hoger niveau
4. Doe af en toe een audit om te kijken hoe de governance zich ontwikkelt
5. Realiseer je dat je deze rollen niet per se zelf hoeft te doen
1. Zorg voor goede on-boarding van je nieuwe collega’s
Werken vanuit rollen is anders dan werken vanuit functies. In plaats van te werken volgens de regels van een traditionele organisatie, staat hier “Je mag alles doen om de purpose van je rol of de organisatie te realiseren, tenzij het verboden is” centraal. Werkoverleg, Roloverleg, integratieve besluitvorming… Dit zijn allemaal nieuwe begrippen en werkwijzen waarmee mensen vertrouwd moeten raken als ze bij jouw bedrijf komen werken.
Als mensen niet ingewijd worden in deze begrippen en werkwijzen, verzwakt de zelforganisatie. Nieuwe collega’s zijn in verwarring: betekent zelforganisatie dat iedereen zich overal mee bemoeit? En ben ik dan niet betrokken als ik dat niet doe? (Nee, je hoeft niet overal op te reageren, je mag je beperken tot de rollen die je vervult.) Of ze zijn gewend om in een overleg zoveel mogelijk te praten. Het principe van “Eén spanning tegelijkertijd en de inbrenger van de spanning is in the lead” kan dan leiden tot frustratie: Waarom mag ik hier niet iets over zeggen? (Omdat de inbrenger van de spanning aangeeft wat zij nodig heeft.)
Om ervoor te zorgen dat mensen deze nieuwe taal leren, moet je hen uitleggen hoe jullie anders werken. Met de online Verdiepingsmodules Zelforganisatie van CoreChange kunnen mensen in hun eigen tempo bestuderen wat het betekent om vanuit rollen te werken.
2. Laat alle collega’s regelmatig hun kennis opfrissen
Ook voor collega’s die meegenomen zijn in de transitie naar zelforganisatie en die geleerd hebben hoe je je organisatie kunt verbeteren door voorstellen te doen in een Roloverleg, die weten hoe ze een idee kunnen pitchen bij degene met de rol die erover gaat, die weten hoe ze prioriteiten stellen aan de hand van de vraag: “Welk werk draagt op dit moment het meeste bij aan de purpose”, ook voor die mensen geldt dat die kennis ook weer weg zakt. Dat je met elkaar weer terecht kunt komen in een soort van managementhiërarchie waarin je toch weer om goedkeuring gaat vragen. Of juist de andere kant op: dat mensen denken dat zelforganisatie betekent dat je mag doen wat je wilt. Dus dat je op dinsdag niet naar de gemeenschappelijke kantoordag hoeft te komen “omdat ik op dinsdag om 17.00 uur yogales heb en we zijn toch zelforganiserend?”.
Dus doe jaarlijks een opfristraining met je cirkel. Of organiseer intervisiebijeenkomsten waarin dilemma’s rondom zelforganisatie aan bod kunnen komen. Schrijf regelmatig een blogje op je intranet (of neem een vlogje op), waarin je een thema behandelt. Wat je ook doet, zorg dat het gedachtegoed van zelforganisatie levend blijft.
3. Breng rollen naar een hoger niveau
Je kunt je rollen evalueren en doorontwikkelen. Van een basisniveau waarbij je net begrijpt hoe de verantwoordelijkheden uitgevoerd moeten worden, naar een niveau waar je verantwoordelijkheden sneller en effectiever uitvoert. Je hebt dan meer tijd om andere rollen te vervullen of om na te denken hoe je je huidige rollen nog beter kan doen. Je kunt zelfs manieren bedenken waarmee je bepaalde rollen niet meer nodig hebt. Door de organisatie anders in te richten of door slim gebruik te maken van IT.
Veel mensen nemen niet de moeite om hierover na te denken. Maar als je hier bewust tijd aan besteedt, kun je creatieve ideeën bedenken die de organisatie aanzienlijk verbeteren.
4. Doe een audit
Als je je organisatiestructuur en je organisatieafspraken vastlegt in een systeem zoals bijvoorbeeld Holaspirit of Glassfrog, kun je af en toe een audit houden om te kijken of de governance nog in lijn is met jullie intenties: hoe zelforganiserend zijn de verantwoordelijkheden en bevoegdheden? Staat er stiekem toch dat bepaalde rollen toestemming moeten vragen aan andere rollen? Of heeft een Cirkel verantwoordelijkheden die niet bij de purpose van die Cirkel horen? Houd op die manier de organisatie scherp.
5. Je hoeft het niet zelf te doen
Na het lezen van deze adviezen kun je denken: “Hebben we het al druk genoeg? Moet ik hier ook nog tijd aan besteden?” Goed nieuws! Als je met rollen werkt, kun je makkelijk mensen inhuren voor het vervullen van specifieke rollen. Je kunt ons bijvoorbeeld vragen om de onboarding rollen te vervullen, voor het trainen je nieuwe collega’s. Of de rol van auditeur van je governance. En ook de rol van begeleider van je zelforganisatie intervisie kunnen we vervullen.
Wil je hier meer over weten? Neem dan contact op, dan kijken we met je mee!
Conclusie
Heb je de transitie naar zelforganisatie gemaakt, zorg dan dat je je nieuwe werkwijze regelmatig onderhoudt. Neem je nieuwe collega’s hier in mee en blijf ook bij de rest van de organisatie herhalen wat de nieuwe principes zijn. En vergeet niet: juist in een organisatie met rollen kun je gemakkelijk hulp van buiten krijgen voor het vervullen van specifieke rollen waar je in-house misschien onvoldoende expertise of tijd voor hebt.