De 9 succesfactoren bij het realiseren van zelfsturing

Zelfsturing realiseren, hoe pak je dat aan? Een transformatie naar zelfsturing is een traject met onbestemde bochten en wendingen. In deze blog lees je over  de 9 succesfactoren voor succesvol realiseren van zelfsturing, die je enig inzicht en houvast kunnen geven. 

1.      Maak helder: waarom zelfsturing?

Veel organisaties willen aan de slag met (meer) zelfsturing. Belangrijk is om met elkaar helder te hebben waarvóór je dit doet. Wat moet zelfsturing opleveren? Waarvoor moet het een oplossing zijn? Wil je de organisatie meer toekomstgericht en wendbaar maken? Wil je de ‘bedoeling’ van je organisatie en de klant weer meer centraal zetten? Dán kan zelfsturing een goede keuze zijn om dat te realiseren.

2.      Kies de passende vorm van zelfsturing

Er zijn vele vormen van zelfsturing. Sommige organisaties kiezen voor Holacracy, een sterk gestructureerde vorm van zelfsturing in zelfsturende ‘’cirkels’’. Andere organisaties kiezen voor een uitgeklede vorm van Holacracy, zoals bijvoorbeeld het ‘spark’ model van bol.com. Verder werk ik zelf met vormen van gestructureerde, integrale zelfsturing. Daartegenover zijn er vrij losse netwerkvormen, waarbij zelfsturing vooral betekent: decentralisatie en vermindering van de regels. Er wordt ook wel onderscheid gemaakt tussen zelfsturende teams (zelfsturing 2.0), verdraaide organisaties (3.0) en netwerk organisaties (4.0). Zie onderstaand plaatje (met dank aan Part-up).Wat je kiest, is situatie afhankelijk. Succesfactor is om met elkaar te bespreken welke variant voor jouw organisatie het meest geschikt is als de logische eerstvolgende stap.

3.      Ga samen op reis

De ervaring leert dat een omslag naar zelfsturing enige jaren kan duren. Het is met elkaar ‘’opnieuw leren fietsen’’. Het is meer een ‘beweging’ dan een ‘big bang’. Eerder een gezamenlijke zoektocht dan het uitrollen van een plan. Zorginstelling Philadelphia en gemeente Hollands Kroon zijn voorbeelden van organisaties, die in een aantal jaren het proces hebben doorlopen naar zelfsturing. Zorgorganisaties, die in korte tijd per datum x zelfsturende teams zijn gestart, hebben vaak later veel hinder van de te snel genomen verandering. Ga samen op reis en maak duidelijk dat het traject van verandering enige tijd zal duren. Een tijd, waarin zaken niet meer vaststaan maar in beweging komen.

Op een Hogeschool is een netwerk van medewerkers en leidinggevenden, dat van binnenuit bezig is de organisatie meer studentgericht te maken. Vertrek van een afdelingsmanager bleek een goede aanleiding om deze plek niet opnieuw in te vullen en de opleidingscoordinatoren meer zelforganiserend te laten werken. Na een tijdje hadden de opleidingscoordinatoren zichzelf ook misbaar gemaakt, omdat de medewerkers zelforganiserend werkten.

4.     Zet de medewerkers centraal, ook in je aanpak

De omslag naar zelfsturing is een beweging, waarin de medewerkers in de frontlinie weer meer centraal komen te staan. Betrek hen vanaf het begin van het proces naar zelfsturing. Hun ideeën en dromen voor verbetering en vernieuwing zijn cruciale input voor het inrichten en realiseren van de zelfsturing. Zij die het contact met de klant hebben, kunnen het beste ‘aanvoelen’ welke veranderingen in dienstverlening mogelijk zijn. Door te experimenteren en pilots te stimuleren, kunnen de medewerkers uitproberen wat er werkt. Tegelijkertijd stimuleer je een nieuwe mindset van ondernemen en ruimte pakken.

5.      Geef aandacht aan ‘psychologische veiligheid’ en heelheid

De ervaring leert dat bij trajecten naar zelfsturing alle verborgen angst en onveiligheid die in de organisatie sluimert naar boven komt. Aandacht voor de onderstroom en bouwen aan vertrouwen is een essentiële succesfactor. Pas als er vertrouwen is, zullen medewerkers enthousiast en ‘out of the box’ meedenken over vernieuwing. Pas als er ruimte is voor ‘heelheid’ kunnen mensen ‘wholeheartedly’ meedoen.

Bij een zorginstelling was de kanteling naar zelfsturing in de teams en het middenkader afgelopen jaren ingevoerd. Nu moest het MT nog de slag maken. Maar die had juist met alle zorg, aandacht en toewijding de organisatie zo ver gebracht; om nu zelf een stap achteruit te doen en meer op de handen te gaan zitten, was erg spannend. En ja, wat beteken je dan nog als manager? Aandacht voor deze onderstroom maakte het mogelijk voor de managers om over hun schaduw heen te stappen. 

6.      Vergroot de regelruimte, binnen heldere kaders

Ik ontmoet diverse klanten, die de reis naar zelfsturing aankondigen en dan alles loslaten. Doorgeslagen enthousiasme, de schaduwzijde van ‘spontaan’, organisch ontwikkelen. Mensen hebben duidelijke kaders nodig, om daarbinnen zelf te kunnen sturen.

Uit onderzoek blijkt dat kinderen op een omheinde speelplaats meer durfden te spelen, dan op een open, niet omheinde speelplaats. 

Philadelphia verminderde de regels, maar bepaalde kaders, zoals de brandveiligheidsregels, waren keihard. Ook interne audits bleven juist overeind, om de kwaliteit van de zorg te waarborgen. Dat gaf aan iedereen duidelijkheid over wat er van de zorgteams verwacht werd.

7.      Geef duidelijke verantwoordelijkheden

Zelfsturing kan bloeien, als er helderheid is over verwachtingen. Spreek de verantwoordelijkheden en bevoegdheden duidelijk af. Dit kan bijvoorbeeld door het vastleggen van rollen binnen de zelforganiserende teams, waardoor duidelijk wordt wie waarover gaat. Maak heldere resultaatafspraken en stuur hier op. Alleen dan wordt zelfsturing succesvol.

Bij een bakkersketen kunnen de vestigingen eigenlijk alles zelf ondernemen, naar eigen inzicht van de teams. Er is grote vrijheid, de bakkerswinkels kennen hun eigen inrichting, sommigen zijn tevens een verkooppunt voor kunst, of werken samen met de buurt. Het team wordt echter verantwoordelijk gehouden voor realiseren van de bedoeling (de bakkerij als centrum van de buurt) en op financiële resultaten. 

8.      Investeer in ‘persoonlijk zelfsturend vermogen’

Zelfsturing vraagt persoonlijk leiderschap van mensen. Het gaat erom verantwoordelijkheid te kunnen nemen, eigen keuzes maken bij klantvragen, resultaatverantwoordelijk zijn. Dat vereist zelfsturend vermogen, stevigheid en taakvolwassenheid. Maar al te vaak wordt bij invoering van zelfsturing vergeten te investeren in het ontwikkelen van deze competenties.

Bij Philadelphia is in de beweging naar zelfsturing stevig geinvesteerd in de kwaliteit van de medewerkers. Want meer regelruimte vraagt méér van de professional: zowel vakinhoudelijk als ook aan zelfvertrouwen en persoonlijke regie.

9.      Versterk het samenwerkend vermogen

Zelfsturing vraagt méér van de samenwerking. Waar er geen teamleider is om zaken te verbinden, conflicten te bemiddelen en prioriteiten af te stemmen, hebben medewerkers dat met elkaar te doen. Het ontwikkelen en versterken van samenwerkingscompetenties (waaronder duidelijke communicatie, feedback geven en ontvangen) is een laatste sleutelfactor voor succes. Ook het vermogen om met elkaar collectieve intelligentie te ontsluiten en in open gesprekken tot verdieping en vernieuwing te komen, zijn vaardigheden voor succesvolle zelfsturing.